Dofinansowanie z ZUS na poprawę warunków pracy: warunki dla małej firmy

Masz małą firmę: warsztat, zakład usługowy albo jednoosobową działalność z jednym pracownikiem. Słyszysz, że ZUS dokłada pieniądze do BHP, czyli bezpieczeństwa i higieny pracy. No dobra, ale czy dofinansowanie z ZUS na poprawę warunków pracy jest w ogóle dla takiej firmy jak Twoja?

Jest. Pokażę Ci na regulaminie konkursu i na odpowiedziach samego ZUS, kto może złożyć wniosek, co musisz mieć w porządku, zanim go złożysz, jakiej oceny ryzyka zawodowego wymaga ZUS i czego pilnuje przez 3 lata po zakończeniu projektu. Bo złamanie warunków z tych 3 lat może oznaczać zwrot całego dofinansowania z odsetkami.

Kto może dostać dofinansowanie z ZUS na poprawę warunków pracy?

Oficjalnie ZUS rozdziela te pieniądze w „konkursie na projekty dotyczące utrzymania zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej”. Najnowsza edycja, jaką ZUS opublikował (stan na 16 października 2026 r.), ma numer 2026.01 i dotyczy projektów realizowanych w 2027 r. (dokumenty konkursu 2026.01 w Biuletynie Informacji Publicznej ZUS). Na niej opieram cały wpis.

Wniosek składa płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe (regulamin konkursu, § 1 ust. 1 pkt 18 i 29). Nie liczy się forma prawna ani liczba pracowników. W małej firmie wygląda to tak (katalog przykładowych pytań i odpowiedzi ZUS do konkursu 2026.01):

• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) z pracownikiem - płacisz za niego składki, więc jesteś płatnikiem. Rodzaj umowy nie gra roli: zleceniobiorca też się liczy, o ile odprowadzasz za niego składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne (pytanie nr 26).
• JDG bez pracowników - możesz startować, jeśli płacisz za siebie składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne (pytania nr 23 i 24).
• Ulga na start albo etat u innego pracodawcy - jeśli korzystasz z ulgi na start, czyli ustawowego zwolnienia nowej firmy ze składek na ubezpieczenia społeczne, i ich nie płacisz, nie spełniasz warunku udziału (pytanie nr 30). Przy etacie u innego pracodawcy możesz startować tylko wtedy, gdy z firmy dobrowolnie płacisz za siebie składki społeczne (pytanie nr 22). Obie odpowiedzi dotyczą składek właściciela. Zatrudniasz kogoś i płacisz za niego składki? Moim zdaniem jesteś wtedy płatnikiem, ale ZUS nie opisał tego przypadku osobno.
• Spółka cywilna, która nie płaci składek za nikogo (ani za pracowników, ani za zleceniobiorców) - nie jest płatnikiem. Wniosek może złożyć osobno każdy wspólnik, jeśli płaci składki przynajmniej za siebie (pytanie nr 25).

Firma nie musi płacić składek określony czas, wystarczy, że je płaci i nie zalega (pytania nr 28 i 29). Jest za to inny haczyk: stanowisko, które chcesz poprawić, musi już działać. Wracam do tego niżej.

A co z BHP przy JDG bez pracowników? ZUS przyznaje, że część przepisów BHP nie obowiązuje osoby, która pracuje sama. Żeby wziąć udział w konkursie, i tak trzeba spełnić wymogi BHP z regulaminu (pytanie nr 24). Jednym z nich jest ocena ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska objętego projektem, a regulamin nie robi tu wyjątku dla jednoosobowych firm (§ 6 ust. 12 pkt 8).

Wniosek do ZUS na poprawę warunków pracy: co sprawdzić przed złożeniem

Regulamin wymienia pięć warunków formalnych. Musisz spełnić wszystkie naraz (§ 6 ust. 1):

• nie masz zaległości w składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne;
• nie masz zaległości w podatkach;
• firma nie jest w upadłości, likwidacji, pod zarządem komisarycznym ani w postępowaniu upadłościowym lub układowym;
• od wypłaty całości ostatniego dofinansowania z ZUS minęły co najmniej 3 lata;
• od zwrotu dofinansowania, do którego zobowiązał Cię ZUS, minęły co najmniej 3 lata.

Zaległość w ZUS sprawdzana więcej niż raz

Brak zaległości w ZUS ma być spełniony w dniu sprawdzenia, a ZUS może sprawdzać go kilka razy w trakcie konkursu i jeszcze raz przed podpisaniem umowy (§ 6 ust. 3, § 11 ust. 6). Pozostałe warunki liczą się na dzień złożenia wniosku (§ 6 ust. 4). Spóźniona składka już po złożeniu wniosku też może Cię wyeliminować. W spółce cywilnej warunek braku zaległości w ZUS i w podatkach spełnia spółka i każdy wspólnik (§ 6 ust. 3 i 4).

Zaległość rozłożoną na raty i spłacaną zgodnie z umową z ZUS traktuje się tak, jakby jej nie było (pytanie nr 31). Brak zaległości podatkowych potwierdzasz zaświadczeniem z urzędu skarbowego, wystawionym według stanu nie wcześniej niż miesiąc przed złożeniem wniosku, a w spółce cywilnej osobno dla spółki i dla każdego wspólnika (§ 6 ust. 12 pkt 7).

Wkład własny: pieniądze do czasu drugiej transzy

ZUS pokrywa najwyżej 80% wartości projektu, a pierwsza transza, czyli zaliczka po podpisaniu umowy, to najwyżej 60% dofinansowania (pytanie nr 59). Resztę wykładasz z własnych pieniędzy i czekasz na drugą transzę, którą ZUS wypłaca w ciągu 30 dni od zatwierdzenia odbioru projektu (pytanie nr 104). W przykładzie ZUS przy pełnej zaliczce musisz mieć 52% wartości projektu, a do tego pieniądze na koszty, których ZUS nie dofinansowuje (pytanie nr 69).

Poprzednie dofinansowanie z ZUS i 3 lata przerwy

Przerwa dotyczy tylko firm, które podpisały umowę i dostały pieniądze. Liczysz ją od wypłaty drugiej, ostatniej transzy dofinansowania albo od zwrotu pieniędzy, jeśli ZUS zażądał zwrotu. Wniosek odrzucony formalnie albo oceniony negatywnie nie blokuje startu w kolejnym konkursie (pytanie nr 14).

Projekt pod innym adresem niż w CEIDG: umowa najmu na co najmniej 5 lat

Jeśli projekt będzie realizowany pod innym adresem niż ten z dokumentów rejestrowych, np. z CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, a lokal nie jest Twój, dołączasz umowę najmu, dzierżawy albo użyczenia. Musi obowiązywać co najmniej 5 lat od dnia złożenia wniosku (§ 6 ust. 12 pkt 12). ZUS nie sfinansuje też inwestycji w budynku wykonanym niezgodnie z przepisami obowiązującymi w czasie budowy albo używanym niezgodnie z przeznaczeniem (§ 5 ust. 9 pkt 2).

Ocena ryzyka zawodowego do wniosku: elementy z załącznika nr 7

Do wniosku dołączasz ocenę ryzyka zawodowego dla każdego stanowiska objętego projektem (§ 6 ust. 12 pkt 8). Jeśli zatrudniasz ludzi, powinieneś ją już mieć: Kodeks pracy wymaga aktualnej oceny dla każdego stanowiska i zapoznania z nią każdego pracownika, o czym ZUS przypomina w odpowiedzi na pytanie nr 85.

ZUS nie narzuca wzoru ani metody oceny, tylko elementy, które ma zawierać (pytanie nr 86). Wymienia je załącznik nr 7 do regulaminu, w którym ZUS zastrzega: „Wytyczne nie są wzorem formularza”. Najważniejsze elementy:

• adres, pod którym zrobiono ocenę, zgodny z adresem realizacji projektu podanym we wniosku;
• osoby, które przeprowadziły ocenę, data, nazwy stanowisk i liczba pracowników na każdym z nich;
• opis stanowiska: maszyny, narzędzia i zakres czynności;
• normy i przepisy, według których oceniano;
• zagrożenia z oszacowanym ryzykiem przed zaplanowanymi działaniami i z przewidywanym ryzykiem po nich;
• działania ograniczające ryzyko, spójne z tymi, które wpisujesz do wniosku;
• zatwierdzenie przez pracodawcę albo jego przedstawiciela, z czytelnym imieniem, nazwiskiem i funkcją.

Masz aktualną ocenę, ale brakuje w niej części elementów? Wystarczy ją zaktualizować (pytanie nr 86). Jeśli na stanowisku mierzono czynniki szkodliwe, np. hałas albo pyły, ocena ma uwzględniać ich wyniki (załącznik nr 7, pkt IV).

Pomiary i zdjęcia stanowisk

Pomiary dołączasz tylko tam, gdzie wymaga ich katalog działań, czyli lista rzeczy, które ZUS dofinansowuje (pytanie nr 91). Czynniki szkodliwe mierzy laboratorium akredytowane (§ 6 ust. 12 pkt 9). ZUS zakłada, że jeśli pracownicy są narażeni, aktualne pomiary już masz i nie zamawiasz ich specjalnie pod konkurs (pytanie nr 89). Wyniki nie muszą przekraczać wartości dopuszczalnych (pytanie nr 92).

Do wniosku dochodzą też zdjęcia wszystkich stanowisk objętych projektem, z pracownikami przy pracy, ale bez pokazywania ich wizerunku (§ 6 ust. 12 pkt 16).

Po projekcie ocena tą samą metodą

Po realizacji projektu robisz ocenę ryzyka jeszcze raz, tą samą metodą co do wniosku, i dołączasz ją do sprawozdania końcowego razem z potwierdzeniem, że pracownicy się z nią zapoznali (wzór umowy o dofinansowanie, § 7 ust. 2 pkt 5 lit. b). Podpisów pracowników nie potrzebujesz przy wniosku, ZUS sprawdza je dopiero przy odbiorze (załącznik nr 7, pkt 11).

Ocenę może przygotować osoba, której to zlecisz, bez specjalnych uprawnień, ale z wiedzą w tym zakresie. Najczęściej robi to pracownik służby BHP (pytanie nr 88). Jeśli chcesz zlecić ją nam, zajrzyj na stronę Ocena ryzyka zawodowego. A gdy projekt obejmuje kilka stanowisk, przeczytaj wpis Ocena ryzyka zawodowego kilku stanowisk: niespójności przed kontrolą PIP.

Projekt tylko na stanowiska, które już działają

ZUS nie da pieniędzy na stanowisko, które dopiero utworzysz, ani na budynek w budowie (pytanie nr 33). Konkurs poprawia warunki na istniejących stanowiskach, dlatego dokumenty, takie jak ocena ryzyka i, jeśli katalog działań ich wymaga, pomiary, muszą pokazać, co na nich trzeba poprawić (pytania nr 28, 39 i 91).

Co z katalogu działań przejdzie przy maszynach i dlaczego wniosek odpada, gdy po wykreśleniach eksperta Centralnego Instytutu Ochrony Pracy, który ocenia wniosek, zostaje mniej niż 15 000 zł dofinansowania, opisałam we wpisie Dotacja z ZUS na poprawę BHP przy maszynach - co kupisz, a czego nie.

Czego ZUS pilnuje przez 3 lata po odbiorze projektu?

Okres trwałości to 3 lata liczone od dnia, w którym przedstawiciel ZUS zatwierdzi odbiór projektu z oceną „zgodny z Umową” (wzór umowy, § 1 pkt 14). Do końca tego okresu obowiązuje Cię umowa z ZUS (§ 15 ust. 8). Sam projekt planujesz na 3 do 6 miesięcy, licząc czas na dostawy, pomiary i nową ocenę ryzyka (regulamin, § 5 ust. 10).

Przez te 3 lata musisz między innymi utrzymać (§ 9 ust. 1 i 4):

Dwie rzeczy łatwo przeoczyć. Zużyte albo zniszczone środki ochrony indywidualnej kupione w projekcie przechowujesz i pokazujesz przy kontroli trwałości (§ 9 ust. 3). Gdy inny sprzęt z projektu się zepsuje albo zniszczy, potrzebujesz dokumentu jego likwidacji albo przekazania do utylizacji (§ 9 ust. 2).

ZUS nie musi przeprowadzać kontroli trwałości, robi ją tylko na swoje żądanie. Ty nie możesz jej odmówić. Przeprowadzają ją eksperci albo pracownicy ZUS, którzy mogą obejrzeć stanowiska, zrobić zdjęcia i porozmawiać z pracownikami (§ 8 ust. 1-4). Odmowa kontroli albo jej negatywny wynik to podstawa do wypowiedzenia umowy (§ 8 ust. 10).

Zawieszenie działalności i odejście pracownika

Zawieszenie działalności przerywa okres trwałości i może skończyć się wypowiedzeniem umowy (pytanie nr 106). Podstawą do wypowiedzenia umowy jest też zamknięcie firmy, wyrejestrowanie się jako płatnik, zaległości w składkach, sprzedaż sprzętu z projektu albo oddanie go w używanie komuś innemu (wzór umowy, § 12 ust. 1 pkt 7-9). Wypowiedzenie oznacza zwrot całego dofinansowania z odsetkami ustawowymi w ciągu 30 dni od wezwania (§ 12 ust. 2).

Przy jednym pracowniku ryzykiem jest też jego odejście. ZUS wymaga zatrudnienia na stanowisku „na poziomie podobnym” do stanu z dnia odbioru (pytanie nr 26), ale nie wyjaśnia, co to znaczy, gdy na stanowisku pracuje jedna osoba. Moim zdaniem stanowisko, które długo stoi puste, trudno obronić przy kontroli. Dlatego planuj projekt na stanowisko, które utrzymasz przez całe 3 lata.

Najczęstsze pytania o dofinansowanie z ZUS na poprawę warunków pracy

Pamiętaj

Zanim zaczniesz zbierać oferty, sprawdź trzy rzeczy: czy z firmy płyną składki bez zaległości, czy masz aktualną ocenę ryzyka z elementami z załącznika nr 7 i czy przez 3 lata po odbiorze utrzymasz firmę, stanowisko i sprzęt. Projekt z ZUS nie kończy się na odbiorze, tylko z ostatnim dniem okresu trwałości.

Jeśli chcesz, żebyśmy razem z Tobą sprawdzili warunki i przygotowali wniosek na kolejny nabór, zajrzyj na stronę Dotacje z ZUS na poprawę BHP.