Urlop wypoczynkowy: zaległy do 30 września i zasady, które sprawdza PIP

Mamy październik. Jeśli ktoś w Twojej firmie ma jeszcze niewykorzystany urlop wypoczynkowy za 2025 r., to tych zaległych dni trzeba było mu udzielić najpóźniej 30 września 2026 r. Termin minął i… dni nie przepadły. Za to firma ma zaległość, którą inspektor pracy zobaczy w ewidencji czasu pracy.

Do jednego ze szkoleń okresowych BHP dokładaliśmy niedawno slajd o urlopie wypoczynkowym: ile dni, 4 dni na żądanie, 14 dni z rzędu, termin na zaległy urlop. Te zasady może sprawdzić Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). Niżej po kolei: zaległy urlop i termin 30 września, pieniądze zamiast urlopu, urlop na żądanie, podział na części z 14 dniami z rzędu oraz to, czego przy urlopach wymagają przepisy i jaka grozi kara.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?

Pracodawca powinien udzielić urlopu w tym samym roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy). Dni, których pracownik nie wykorzystał w terminie z planu urlopów albo ustalonym z nim (gdy planu nie ma), stają się zaległym urlopem.

Zaległego urlopu trzeba udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku (art. 168 Kodeksu pracy). Za 2026 r. to więc 30 września 2027 r., a za 2025 r. termin minął właśnie 30 września 2026 r.

Kto pilnuje terminu: pracownik czy pracodawca?

Pracodawca. Przepis mówi, że to on ma urlopu „udzielić”, więc tłumaczenie „pracownik nie chciał iść na urlop” nic nie załatwia. PIP w poradach o urlopach zalicza nieudzielenie zaległego urlopu w tym terminie do wykroczeń przeciwko prawom pracownika.

Czy możesz wysłać pracownika na zaległy urlop bez jego zgody? Sąd Najwyższy w wyrokach z 2 września 2003 r. (I PK 403/02) i z 7 maja 2008 r. (II PK 313/07) uznał, że udzielenie zaległego urlopu w terminie z art. 168 nie wymaga zgody pracownika. Tak samo odpowiedziało ministerstwo pracy w 2020 r. Z uzasadnienia drugiego wyroku wynika jednak, że chodzi o wiążące polecenie wykorzystania zaległych dni, a nie o wyznaczenie konkretnych dat.

Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy idzie dalej: poza okresem wypowiedzenia jednostronne wyznaczenie terminu urlopu wbrew woli pracownika uważa za niedopuszczalne.

Pracodawca może natomiast polecić pracownikowi, żeby wskazał, kiedy wykorzysta zaległe dni, a zasady takiego planowania wpisać do regulaminu pracy. Kto mimo polecenia nie wskaże terminu, może dostać karę porządkową (art. 108 Kodeksu pracy).

Bezpieczniej więc wydać pisemne polecenie wykorzystania zaległych dni do 30 września i poprosić o daty, niż samemu je wpisać. Oba stanowiska opisuje PIP w odpowiedzi „Czy pracodawca może wysłać pracownika bez jego zgody na urlop zaległy?”.

Co, jeśli termin 30 września już minął?

Pracownik nie traci urlopu.

Wyjątek od terminu dotyczy osób, które nie mogły wykorzystać urlopu, bo były np. na zwolnieniu lekarskim albo na urlopie macierzyńskim. Takiej osobie udzielasz urlopu w terminie późniejszym, czyli po jej powrocie (art. 165 i 166 Kodeksu pracy).

Roszczenie o zaległy urlop wypoczynkowy przedawnia się dopiero po 3 latach (art. 291 § 1 Kodeksu pracy). Ustal więc termin wykorzystania tych dni jak najszybciej, zanim dojdą do nich niewykorzystane dni z bieżącego roku.

Czy zaległy urlop można zamienić na pieniądze?

Nie, dopóki trwa umowa o pracę. Pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (art. 152 § 2 Kodeksu pracy), nawet gdy sam prosi o wypłatę zamiast wolnego. Urlopu udziela się w naturze, czyli jako dni wolne.

Kiedy przysługuje ekwiwalent za niewykorzystany urlop?

Tylko wtedy, gdy pracownik nie wykorzystał urlopu, bo umowa się rozwiązała albo wygasła (art. 171 § 1). Ekwiwalent należy się bez względu na to, kto i z jakiego powodu zakończył umowę.

Wyjątek: nie wypłacasz ekwiwalentu, jeśli z tym samym pracownikiem od razu podpisujesz kolejną umowę o pracę i oboje ustalacie, że wykorzysta zaległe dni w trakcie nowej umowy (art. 171 § 3).

Od 27 stycznia 2026 r. przepisy mówią też, kiedy go zapłacić: w terminie wypłaty wynagrodzenia. Jeśli ten termin wypada przed końcem umowy, masz 10 dni od dnia, w którym umowa się skończyła. Gdy dziesiąty dzień wypada w dzień wolny od pracy, płacisz dzień wcześniej (art. 171 § 4 i 5).

Zaległe dni możesz też rozliczyć wcześniej. W okresie wypowiedzenia pracownik musi wykorzystać urlop, jeśli w tym czasie go udzielisz, także zaległy (art. 167¹). Wtedy ekwiwalentu za te dni już nie będzie.

Urlop na żądanie: kiedy zgłosić i czy pracodawca może odmówić?

Urlop na żądanie to nie są dodatkowe dni wolne. Pracownik może wziąć w ten sposób najwyżej 4 dni w roku kalendarzowym, w ramach swojej puli 20 albo 26 dni (art. 167² i art. 154 § 1 Kodeksu pracy). Te 4 dni to limit łączny u wszystkich pracodawców, u których pracuje kolejno w danym roku (art. 167³).

Kiedy zgłosić urlop na żądanie?

Najpóźniej w dniu, w którym urlop ma się zacząć. Sąd Najwyższy doprecyzował (wyrok z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06), że pracownik musi zgłosić żądanie przed godziną, o której zgodnie z grafikiem ma zacząć pracę. Telefon w południe, gdy zmiana trwa od szóstej, jest za późno.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

Co do zasady nie, ale ten obowiązek nie jest bezwzględny. Sąd Najwyższy w wyroku z 28 października 2009 r. (II PK 123/09) uznał, że pracodawca może odmówić tylko wtedy, gdy szczególne okoliczności sprawiają, że jego wyjątkowy, zasługujący na ochronę interes wymaga obecności pracownika w pracy. Odmowa ma być wyjątkiem, tak samo ujmuje to PIP.

Działa to też w drugą stronę. Urlopu na żądanie również udziela pracodawca, więc pracownik nie może po prostu zgłosić i nie przyjść. Według Sądu Najwyższego (wyrok z 16 września 2008 r., II PK 26/08) rozpoczęcie urlopu przed jego udzieleniem może być nieusprawiedliwioną nieobecnością i ciężkim naruszeniem podstawowych obowiązków pracowniczych, czyli podstawą do zwolnienia dyscyplinarnego (art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy). Obie zasady zebrała PIP w odpowiedzi „Czy pracodawca musi wyrazić zgodę na urlop na żądanie?”.

Co z dniami na żądanie, których pracownik nie wziął?

Przechodzą na kolejny rok jako zwykły urlop wypoczynkowy. Nie zmieniają się w 8 dni na żądanie: w nowym roku pracownik znów ma ich najwyżej 4. Tak tłumaczy to PIP w odpowiedzi „Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na rok następny?”.

Czy urlop można podzielić na części?

Tak, ale tylko na wniosek pracownika. Pracodawca nie może sam pociąć urlopu na pojedyncze dni. Przy podziale co najmniej jedna część powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 162 Kodeksu pracy).

To 14 dni kalendarzowych, a nie 14 dni urlopu. Wliczają się soboty, niedziele, święta i inne dni wolne z grafiku, jeśli przypadają w środku urlopu albo tuż przed nim lub po nim. Przy pracy od poniedziałku do piątku 10 dni urlopu, czyli dwa pełne tygodnie, razem z weekendami daje te 14 dni. Wyjaśnia to PIP w odpowiedzi „Czy do 14-dniowego urlopu wlicza się także dni wolne od pracy?”.

Jeśli w planie urlopów ktoś ma same pojedyncze dni, porozmawiaj z nim o dwóch tygodniach w jednym kawałku. Wtedy łatwiej też zdążyć z całym urlopem przed 31 grudnia.

Kontrola PIP: czego przy urlopie wypoczynkowym wymagają przepisy?

Przy urlopach przepisy wymagają od Ciebie między innymi trzech rzeczy, a inspektor pracy ma prawo je sprawdzić. Pierwsza to plan urlopów (art. 163 Kodeksu pracy). Ustalasz go, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i normalny tok pracy, a potem podajesz go do wiadomości załogi. Nie musisz go robić, jeśli w firmie nie działa związek zawodowy albo związek się na to zgodził. Wtedy termin każdego urlopu ustalasz w porozumieniu z pracownikiem.

Druga to udzielenie zaległych dni do 30 września. W poradach o urlopach, podlinkowanych wyżej, PIP nazywa nieudzielenie ich w tym terminie wykroczeniem. Trzecia to dokumenty. Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej prowadzisz dla każdego pracownika ewidencję czasu pracy, w której zaznaczasz dni wolne z ich podstawą (np. urlop wypoczynkowy), oraz dokumenty związane z wnioskowaniem o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego. Przepisy nie znają nazwy „karta urlopowa”, a jej rolę pełni właśnie ta ewidencja.

Nieudzielenie przysługującego urlopu i bezpodstawne obniżenie jego wymiaru to wykroczenie z art. 282 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Od 8 lipca 2026 r. grozi za nie grzywna od 2000 zł do 60 000 zł, dwa razy wyższa niż wcześniej. Inspektor może też ukarać mandatem. Zmiany wprowadziła ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw.

Zbyt niski wymiar to w tym roku realne ryzyko, bo zmieniły się zasady liczenia stażu i części pracowników należy się 26 dni zamiast 20. Piszemy o tym we wpisie Staż pracy od 2026 r. Co się wlicza i kiedy pracownik ma 26 dni urlopu. Jak wygląda cała wizyta inspektora i jakie dokumenty sprawdza poza urlopami, opisujemy w tekście Jak wygląda kontrola PIP?

Najczęstsze pytania o zaległy urlop

Sprawdź urlopy, zanim zrobi to inspektor

Pamiętaj: termin na urlop pilnuje pracodawca, nie pracownik. Zrób teraz listę, kto ma jeszcze dni za 2025 r., i ustal z każdą z tych osób, kiedy je wykorzysta. Przy okazji sprawdź, czy wymiar 20 albo 26 dni zgadza się z nowymi zasadami stażu.

Masz zawiadomienie o kontroli albo chcesz przejrzeć dokumenty przed wizytą inspektora? Zobacz, jak pomagamy przy kontroli PIP, i zadzwoń - powiemy wprost, co da się jeszcze zrobić.