Mail z UODO o monitoringu wizyjnym: jak rozpoznać oszustwo i co zrobić
czytaj więcej
Pierwszy dzień nowej osoby w firmie. Kwestionariusz osobowy, umowa, szkolenie BHP i zdanie, które w wielu kadrach pada z rozpędu: „Poproszę dowód, zrobię ksero do teczki”. Kopia dowodu osobistego pracownika w aktach wygląda na niewinną formalność. Tyle że Kodeks pracy jej nie wymaga, a Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) pisze w poradniku dla pracodawców, że zazwyczaj nie ma prawnie uzasadnionej potrzeby jej robienia.
W tej sprawie nie ma jednej wykładni i część prawników dopuszcza kopię, zwłaszcza gdy pracownik się zgodzi. Ja stoję na ostrożnym stanowisku i poniżej pokazuję, skąd się ono bierze. Dowiesz się, co mówią przepisy, dlaczego zgoda nie załatwia sprawy, jak sprawdzić dane bez ksero, jak potwierdzić tożsamość pracownika, który prosi o swoje dane, i co zrobić ze starymi kopiami w aktach.
Spis treści
Czy pracodawca może kserować dowód osobisty pracownika?
Kodeks pracy wymienia, jakich danych pracodawca żąda. Od kandydata: imienia i nazwiska, daty urodzenia i danych kontaktowych, a gdy wymaga tego praca, także wykształcenia, kwalifikacji i przebiegu zatrudnienia. Od pracownika dodatkowo m.in. adresu zamieszkania, numeru PESEL (a gdy go nie ma, rodzaju i numeru dokumentu tożsamości) i numeru konta, jeśli pensja nie jest wypłacana do rąk własnych, a gdy korzysta ze szczególnych uprawnień, także danych dzieci i innych członków najbliższej rodziny. Innych danych pracodawca żąda tylko wtedy, gdy wymaga tego przepis prawa (art. 22¹ § 1-4 Kodeksu pracy).
Te dane pracownik podaje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać ich udokumentowania, ale tylko „w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia” (art. 22¹ § 5 Kodeksu pracy). Potwierdzić dane to nie to samo, co zrobić kopię dokumentu, na którym są.
A kopia dowodu osobistego zawiera dużo więcej, niż przewiduje Kodeks pracy. Według art. 12 ustawy o dowodach osobistych na dokumencie są m.in. imiona rodziców, nazwisko rodowe, miejsce urodzenia, zdjęcie twarzy, podpis, seria i numer dowodu oraz numer CAN, czyli kod służący do połączenia z warstwą elektroniczną dowodu. Za to w dowodach wydawanych dziś nie ma adresu zamieszkania, więc i tak bierzesz go z oświadczenia.
UODO w poradniku z 2018 r. „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców” odpowiada na to pytanie krótko: zazwyczaj nie istnieje prawnie uzasadniona potrzeba wykonywania kopii dokumentu tożsamości pracownika, a jej posiadanie prowadzi do gromadzenia nadmiarowych danych, niezwiązanych z jego pracą. To zasada minimalizacji z art. 5 ust. 1 lit. c RODO: zbierasz tyle danych, ile wymaga cel.
Kopia dowodu osobistego w aktach osobowych - skąd spór
Zwolennicy ksero powołują się na rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. W częściach A i B akt osobowych leżą „oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych” zebrane przy ubieganiu się o pracę i przy zatrudnieniu (§ 3 pkt 1 i pkt 2 lit. a), a w aktach papierowych przechowuje się poświadczone odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez pracownika (§ 5). Stąd wniosek, że kopia dowodu też może tam trafić.
Ja czytam to ostrożniej. Rozporządzenie mówi, jak przechowywać dokumenty, które wolno zebrać, a nie rozszerza katalogu danych z Kodeksu pracy. Skoro dane potwierdza samo okazanie dowodu, kopia jest nadmiarowa.
Za ostrożnością przemawia też świeża sprawa. W marcu 2026 r. Prezes UODO ogłosił wielomilionową karę dla firmy prowadzącej w Polsce aplikację Glovo, która bez podstawy prawnej zbierała skany i zdjęcia dowodów osobistych i paszportów od użytkowników aplikacji. Ta sprawa dotyczyła klientów, a nie pracowników, ale urząd napisał przy niej rzecz uniwersalną: kopiowanie dokumentów tożsamości powinno być wyjątkiem, zastrzeżonym dla podmiotów upoważnionych ustawą i dla sytuacji wyraźnie przewidzianych w przepisach.
W kadrach taki przepis istnieje np. przy zatrudnianiu cudzoziemców. Pracodawca pozyskuje wtedy kopie dokumentów z ich danymi, żeby potwierdzić tożsamość i prawo do pracy, a kopie dokumentów uprawniających do pobytu przechowuje przez cały okres pracy i jeszcze 2 lata od końca roku, w którym umowa się skończyła (art. 4 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, z wyjątkami opisanymi w tej ustawie). W ogólnych przepisach o zatrudnianiu pracownika z polskim dowodem takiego obowiązku nie ma.
Zgoda pracownika na ksero dowodu - dlaczego to słaba podstawa
Częsty pomysł na obejście problemu: niech pracownik podpisze zgodę na ksero. Kodeks pracy rzeczywiście pozwala oprzeć na zgodzie przetwarzanie danych spoza katalogu, z wyjątkiem danych o wyrokach skazujących i czynach zabronionych (art. 22¹a § 1). Pracodawca może więc o takie dane poprosić, ale nie może ich żądać. I tu zaczynają się schody.
Po pierwsze, brak zgody albo jej wycofanie nie może być podstawą niekorzystnego traktowania. Nie może też powodować żadnych negatywnych konsekwencji, zwłaszcza odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia ani rozwiązania umowy bez wypowiedzenia (art. 22¹a § 2 Kodeksu pracy). Kandydat, który powie „nie” przy ksero, nie może przez to stracić szansy na tę pracę ani dostać gorszych warunków.
A zgoda z RODO ma być dobrowolna (art. 4 pkt 11 RODO). Pomyśl, jak to wygląda z drugiej strony biurka: nowa osoba pierwszego dnia raczej nie zaczyna od odmowy przyszłemu szefowi.
Po drugie, zgodę można wycofać w każdej chwili (art. 7 ust. 3 RODO). Wtedy nie masz już podstawy, żeby trzymać kopię, i zostajesz z tym, co wystarczało od początku: z oświadczeniem pracownika i sprawdzonym dokumentem.
Po trzecie, zgoda nie zmienia celu. Dane nadal potwierdza samo okazanie dowodu, więc kopia dalej jest nadmiarowa. Dlatego przy ostrożnym podejściu kopii dowodu nie robisz także wtedy, gdy pracownik podpisał zgodę. Zgoda nie daje prawa żądania dowodu do ksero, a odmowa nie może pracownika nic kosztować.
Okazanie dowodu zamiast kopii - jak sprawdzić dane pracownika
Bez ksero da się zrobić wszystko, czego wymaga Kodeks pracy. Wystarczą cztery kroki:
1
Oświadczenie
Pracownik wpisuje swoje dane do kwestionariusza osobowego albo innego oświadczenia. To forma, którą przewiduje art. 22¹ § 5 Kodeksu pracy.
2
Okazanie
Pracownik pokazuje dowód. Porównujesz imię, nazwisko, datę urodzenia i PESEL z oświadczeniem, a zdjęcie z osobą przed Tobą.
3
Zwrot
Oddajesz dowód. Nie kserujesz, nie skanujesz i nie robisz mu zdjęcia telefonem.
4
Notatka
Na oświadczeniu zapisujesz, że dane sprawdzono na podstawie okazanego dowodu osobistego, z datą i podpisem osoby, która sprawdzała.
Notatki nie wymaga wprost żaden przepis. Ale RODO każe pracodawcy umieć wykazać, że przestrzega zasad ochrony danych (art. 5 ust. 2). Jedno zdanie z datą i podpisem pokazuje przy kontroli, że dane zostały potwierdzone, i nie dokłada do akt niczego zbędnego.
Serii i numeru dowodu nie przepisujesz. Wyjątek to pracownik bez numeru PESEL: wtedy Kodeks pracy każe podać rodzaj i numer dokumentu tożsamości, więc wpisujesz je do oświadczenia, a nie robisz kopii.
Ta sama zasada działa przy dokumentach rodziny, np. PIT-cie małżonka, o który kadry proszą przy wniosku o świadczenie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (ZFŚS). Pracodawca może żądać udokumentowania danych tylko w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia (art. 8 ust. 1a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych), a UODO w tym samym poradniku pisze, że pokazanie zeznania jedynie do wglądu jest w pełni wystarczające. Przy ostrożnym podejściu PIT oglądasz, ale go nie kopiujesz.
Pracownik żąda swoich danych - jak potwierdzić tożsamość bez skanu
Druga sytuacja, w której kadry sięgają po skan dowodu osobistego, to żądanie z RODO: pracownik albo były pracownik prosi o kopię swoich danych. Własnego pracownika zwykle znasz, więc nie ma powodu, żeby żądać od niego skanu. Dodatkowych informacji możesz żądać tylko wtedy, gdy masz uzasadnione wątpliwości, kto pisze, i tylko takich, które są niezbędne, żeby potwierdzić tożsamość (art. 12 ust. 6 RODO).
Gdy taka wątpliwość jest, np. żądanie przyszło z obcego adresu e-mail, wystarczy jedno z tych rozwiązań:
- odpowiedź na adres e-mail albo adres korespondencyjny, który masz w aktach;
- odbiór dokumentów osobiście, po okazaniu dowodu;
- okazanie dowodu podczas rozmowy wideo, bez nagrywania i bez zrzutu ekranu.
Termin na odpowiedź, zakres kopii danych i to, kiedy możesz odmówić, opisaliśmy we wpisie Dane osobowe pracownika na jego żądanie: kopia, termin, odmowa i kary.
Najczęstsze pytania o kopię dowodu osobistego
Czy można kserować dowód osobisty pracownika za jego zgodą?+
Kodeks pracy dopuszcza zgodę przy danych spoza katalogu, ale odmowa nie może pracownika nic kosztować, a zgodę można w każdej chwili wycofać. Dane potwierdza samo okazanie dowodu, więc przy ostrożnym podejściu kopii nie robimy nawet wtedy, gdy pracownik sam ją proponuje.
Mam w aktach osobowych stare kopie dowodów. Co z nimi zrobić?+
Kopia dowodu osobistego, której żaden przepis nie każe Ci trzymać, przy ostrożnym podejściu nie ma podstawy, żeby leżeć w aktach. Najpierw upewnij się, że to nie dokument cudzoziemca, który musisz przechowywać, i że dane z kopii są w oświadczeniu pracownika. Potem zniszcz papier w niszczarce, usuń skany, także z poczty i folderów kadr, a w aktach popraw wykaz dokumentów i numerację, bo każda część akt je ma (§ 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej). Dobrze też zostawić krótką notatkę, kiedy i dlaczego kopię usunięto.
Pracownik sam przysłał skan dowodu mailem. Mogę go zachować?+
Samo przysłanie skanu trudno uznać za zgodę na jego przechowywanie, bo zgoda ma być dobrowolna, konkretna i świadoma (art. 4 pkt 11 RODO), a pracownik zwykle nie wie, po co i jak długo skan miałby leżeć w kadrach. Kodeks pracy pozwala oprzeć na zgodzie także dane przekazane z inicjatywy pracownika (art. 22¹a § 3), ale przy ostrożnym podejściu i tak go nie trzymasz: usuń skan razem z wiadomością i poproś o okazanie dowodu przy najbliższej wizycie w firmie.
Ksero dowodu w kadrach - co zmienić przy przyjmowaniu pracowników
Pamiętaj: przy ostrożnym podejściu dane pracownika potwierdzasz okazaniem dowodu, a nie jego kopią. Kopia dowodu osobistego ma sens wtedy, gdy każe ją zrobić przepis, a nie dlatego, że tak wygodniej albo że pracownik podpisał zgodę.
Najprościej wprowadzić to przy przyjmowaniu nowych osób, razem z resztą papierów pierwszego dnia, o których piszemy we wpisie Dokumenty RODO dla pracownika: podpisy pierwszego dnia i akta osobowe. Osoba w kadrach musi wiedzieć, że „ksero do teczki” odpada, więc dopisz to do szkolenia z ochrony danych, o którym przeczytasz we wpisie Szkolenie RODO obok BHP: jak często i jak dokumentować skuteczność. A jeśli chcesz uporządkować zasady dla kadr razem z resztą dokumentów RODO, zrobimy to w ramach dokumentacji RODO dla firmy. Napisz albo zadzwoń.
