PIP zapowiada wzmożone kontrole w branży budowlanej
czytaj więcej
Zatrudniasz kogoś, kto przed etatem u Ciebie przez kilka lat pracował na zleceniach albo prowadził własną firmę. Do niedawna te lata nie miały znaczenia dla jego urlopu. Teraz umowa zlecenie liczy się do stażu pracy, tak samo jak działalność gospodarcza… i ten pracownik może mieć 26 dni urlopu zamiast 20.
Sprawdź, co od 2026 r. wlicza się do stażu pracy, od kiedy dotyczy to Twojej firmy, kiedy pracownik ma 26 dni urlopu i jakie papiery musi przynieść.
Spis treści
Co się zmieniło w stażu pracy w 2026 roku?
Nowelizacja Kodeksu pracy (Dz. U. z 2025 r. poz. 1423) dopisała do stażu pracy okresy, które wcześniej się nie liczyły. Do stażu wliczasz teraz między innymi:
- umowy zlecenia i inne umowy o świadczenie usług, a także umowy agencyjne,
- prowadzenie własnej działalności gospodarczej, również w czasie ulgi na start (początek działalności, kiedy przedsiębiorca nie płaci składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe),
- pomoc członka rodziny przy zleceniu albo w firmie (w ZUS to tak zwana osoba współpracująca),
- udokumentowana praca zarobkowa za granicą, wykonywana bez umowy o pracę.
W firmach prywatnych nowe zasady obowiązują od 1 maja 2026 r. W sektorze publicznym weszły wcześniej, 1 stycznia 2026 r. Tak podaje komunikat Państwowej Inspekcji Pracy i rządowy serwis Zielona Linia.
Te okresy wchodzą do ogólnego stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu. Do okresu wypowiedzenia liczą się tylko wtedy, gdy pracownik udowodni, że zlecenie albo działalność wykonywał dla Twojej firmy.
Jeśli dwa okresy nakładają się na siebie, na przykład zlecenie i działalność w tym samym czasie, liczy się ten korzystniejszy dla pracownika.
Po ilu latach 26 dni urlopu?
Po 10 latach stażu. Pracownik na pełnym etacie ze stażem krótszym niż 10 lat ma 20 dni urlopu w roku. Od dnia, w którym jego staż dobije do 10 lat, ma 26 dni.
Doliczone zlecenia i działalność mogą przesunąć pracownika z 20 na 26 dni urlopu, więc musisz przeliczyć mu wymiar.
Przykład. Ktoś skończył pięcioletnie technikum, potem 2 lata pracował na zleceniach, a od 3 lat jest u Ciebie na etacie. Według starych zasad miał 8 lat stażu (5 za szkołę i 3 za etat) i 20 dni urlopu. Gdy udokumentuje zlecenia, ma 10 lat i 26 dni.
Wyższego urlopu nie doliczasz za czas sprzed wejścia przepisów w życie. Pracownik ma go od dnia, w którym nabył do niego prawo, ale w firmie prywatnej najwcześniej od 1 maja 2026 r.
Czy szkoła wlicza się do stażu pracy?
Tak, ale liczy się tylko jedna szkoła. Okresów nauki nie dodaje się do siebie. Ukończona szkoła daje do stażu:
- zasadnicza szkoła zawodowa - tyle, ile przewiduje program nauki, najwyżej 3 lata,
- średnia szkoła zawodowa, czyli technikum - tyle, ile przewiduje program nauki, najwyżej 5 lat,
- liceum ogólnokształcące - 4 lata,
- szkoła policealna - 6 lat,
- studia wyższe - 8 lat.
Pracownik po technikum i studiach ma więc 8 lat za studia, a nie 5 + 8. A jeśli ktoś uczył się i w tym samym czasie pracował na etacie, liczysz albo okres pracy, albo okres nauki, w zależności od tego, co da więcej. Pełne zasady opisuje Zielona Linia w poradzie o wymiarze urlopu.
Jak udokumentować zlecenia i własną firmę?
Pracodawca dolicza zlecenie albo działalność dopiero wtedy, gdy pracownik przedstawi dokumenty. Sam tego nie zrobisz, bo nie wiesz, co ktoś robił przed zatrudnieniem u Ciebie. To samo dotyczy lat prowadzenia własnej firmy.
Podstawowy dokument to zaświadczenie z ZUS o ubezpieczeniach dla celów doliczania okresów do stażu pracy (wniosek USP). Pracownik zamawia je sam, przez internet, na swoim koncie na stronie ZUS (eZUS). Krok po kroku pokazuje to instrukcja na gov.pl.
Gdy ZUS nie ma danych o jakimś okresie, pracownik może go wykazać każdym dokumentem, który wiarygodnie potwierdza pracę zarobkową, na przykład umową zlecenia, potwierdzeniem z rejestru firm CEIDG, dokumentem z urzędu skarbowego albo zaświadczeniem od zagranicznego pracodawcy. Tak podaje Zielona Linia.
Na dostarczenie dokumentów jest czas. Osoby, które pracowały u Ciebie w dniu wejścia przepisów w życie, mają 24 miesiące. W firmie prywatnej liczysz je od 1 maja 2026 r. Jeśli pracownik nie zdąży, nie masz obowiązku doliczać mu tych okresów.
Jak przeliczyć staż w firmie krok po kroku?
1
Powiedz o zmianie całej załodze
Nie tylko tym, którym brakuje roku do dziesięciu lat. Każdy, kto kiedyś pracował na zleceniu albo miał firmę, może mieć więcej stażu, niż masz w aktach.
2
Zbierz zaświadczenia z ZUS
Pracownik zamawia je na swoim koncie w eZUS. Gdy ZUS czegoś nie potwierdzi, przynosi umowę, potwierdzenie z CEIDG albo inny dokument, który potwierdza tę pracę.
3
Przelicz staż i wymiar urlopu
Dodaj nowe okresy, pamiętaj o szkole i o tym, że nakładające się okresy liczysz raz. Sprawdź, kto przekroczył 10 lat.
4
Pilnuj terminu 24 miesięcy
Dotyczy osób, które pracowały u Ciebie 1 maja 2026 r. W firmie prywatnej termin liczysz od tego dnia. Po jego upływie nie musisz już doliczać tym osobom okresów, których nie udokumentowały.
Najczęstsze pytania o staż pracy
Czy działalność gospodarcza wlicza się do stażu pracy?+
Tak, jeśli za ten czas opłacono składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. W firmach prywatnych od 1 maja 2026 r., w sektorze publicznym od 1 stycznia 2026 r. Wyjątkiem jest ulga na start: ten okres liczy się, choć przedsiębiorca nie płacił wtedy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Czy każda umowa zlecenie wlicza się do stażu pracy?+
Nie każda. Liczy się czas, w którym pracownik podlegał ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowemu, a także udokumentowane okresy, w których nie podlegał im na podstawie odrębnych przepisów. Pierwszy rodzaj potwierdza zaświadczenie z ZUS, drugi trzeba wykazać innymi dokumentami, na przykład umową.
Ile czasu ma pracownik na zaświadczenie z ZUS o stażu pracy?+
24 miesiące od wejścia przepisów w życie, jeśli pracował u Ciebie już w tym dniu. W firmie prywatnej termin liczysz od 1 maja 2026 r.
Czy studia i technikum sumują się do stażu?+
Nie. Liczysz tylko jedną szkołę, tę, która daje więcej lat. Po technikum i studiach to 8 lat za studia.
Od kiedy pracownik ma 26 dni urlopu?+
Od dnia, w którym jego staż osiąga 10 lat. Nie od nowego roku i nie od rocznicy zatrudnienia u Ciebie.
Na co uważać w kadrach?
Przy szkole sprawdź świadectwo albo dyplom. Samo absolutorium, bez obronionej pracy dyplomowej, nie daje 8 lat za studia. Tak podaje Zielona Linia.
Jeśli czeka Cię kontrola, przeczytaj, jak wygląda kontrola PIP. A jeśli prowadzisz ludzi i chcesz dobrze znać swoje obowiązki jako pracodawca, zajrzyj na nasze szkolenia dla pracodawców i osób kierujących pracownikami.
