Ocena ryzyka zawodowego pracownika biurowego: co wpisać i jakie błędy

Typowy błąd: w ankiecie przed oceną ryzyka, w rubryce „stanowisko”, ktoś wpisuje „prezes zarządu”. Ocena ma jednak dotyczyć zwykłej pracy w biurze: dokumentów, rozliczeń, komputera. Kto napisze ją wprost z ankiety, dostanie dokument dla zupełnie innego człowieka… a błędy zaczną się już na pierwszej stronie.

Ocena ryzyka zawodowego pracownika biurowego wygląda na najprostszą ze wszystkich. Właśnie dlatego łatwo w niej o błędy, które potem przechodzą do szkoleń i wniosków. Pokażę, co wpisać, jaki kod zawodu dobrać, jak zła nazwa stanowiska zmienia termin szkolenia okresowego, ile zagrożeń ma biuro, jak ująć obciążenie psychiczne i czego nie dopisywać bez danych od pracodawcy.

Co wpisać w ocenę ryzyka zawodowego pracownika biurowego: najpierw opis pracy

Obowiązek wynika z art. 226 Kodeksu pracy: pracodawca ocenia i dokumentuje ryzyko zawodowe związane z wykonywaną pracą. Co ma być w dokumencie, mówi § 39a ust. 3 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.

Na początek idzie opis ocenianego stanowiska: maszyny, narzędzia i materiały, wykonywane zadania, czynniki niebezpieczne, szkodliwe i uciążliwe, środki ochrony zbiorowej i indywidualnej oraz osoby, które na tym stanowisku pracują. Dalej wyniki oceny dla każdego czynnika ze środkami, które zmniejszają ryzyko, a na końcu data i osoby, które ocenę zrobiły.

O ocenie decyduje praca, którą ktoś faktycznie wykonuje, a nie nazwa wpisana w ankiecie czy w umowie. Przepis każe wyszczególnić wykonywane zadania, więc to je opisujesz najpierw, a nazwę stanowiska dopasowujesz do nich.

Prezes czy pracownik biurowy - typowa pomyłka

Gdy ocena powstanie dla prezesa zamiast dla pracownika biurowego, dostaje zagrożenia z pracy zarządczej, np. odpowiedzialność za finanse i zarządzanie spółką. Przy biurku, przy którym ktoś prowadzi dokumenty i rozliczenia, takich zagrożeń nie ma.

A pracodawca ma obowiązek informować pracowników o ryzyku, które wiąże się z ich pracą (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy). Z taką oceną pracownik biurowy dowiaduje się o ryzyku, które go nie dotyczy.

Pomyłkę widać też w kodzie zawodu. W klasyfikacji zawodów i specjalności „Prezes” ma kod 112017 i należy do grupy dyrektorów generalnych i zarządzających. „Pracownik biurowy” to 411003, w grupie pracowników obsługi biurowej.

Pracownik administracyjno-biurowy: jaki kod zawodu

Zawodu o nazwie „pracownik administracyjno-biurowy” w klasyfikacji nie ma. To określenie z przepisów o szkoleniach BHP, a nie nazwa zawodu. Zwykle pasuje 411003 Pracownik biurowy, a gdy zadania nie mieszczą się w żadnym z nazwanych zawodów tej grupy, 411090 Pozostali pracownicy obsługi biurowej.

Zanim wpiszesz kod, porównaj go z zadaniami z opisu stanowiska. Osoba, która w biurze prowadzi kadry albo księgowość, może mieć w klasyfikacji własny, dokładniejszy zawód.

Zła nazwa stanowiska to zły termin szkolenia okresowego

Ocena ryzyka nie kończy się na kartach zagrożeń. We wnioskach i w tabeli odpowiedzialności, czyli w zestawieniu, kto odpowiada za wdrożenie środków, wpisujemy też szkolenie BHP, które obowiązuje na stanowisku. Jeśli stanowisko jest źle nazwane, zły termin trafia do obu miejsc.

Rozporządzenie w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy dzieli osoby szkolone na grupy (§ 14 ust. 2). Pracodawcy i inne osoby kierujące pracownikami to pkt 1, pracownicy na stanowiskach administracyjno-biurowych to pkt 5. Terminy mają różne (§ 15 ust. 2 i 4):

Wariant „co 5 lat, pierwsze do 6 miesięcy” dotyczy pracodawcy i osoby, która kieruje pracownikami, a nie każdego, kto pracuje przy biurku. Jeśli pracownik biurowy naprawdę kieruje zespołem, zapisz w ocenie ten warunek wprost.

Jest też drugi powód, żeby stanowisko było nazwane dobrze. Pracownik administracyjno-biurowy nie musi przechodzić szkoleń okresowych, gdy przeważająca działalność pracodawcy (według kodu PKD, czyli Polskiej Klasyfikacji Działalności) ma kategorię ryzyka nie wyższą niż trzecia (to kategorie z przepisów o ubezpieczeniu wypadkowym), chyba że z oceny ryzyka wynika, że szkolenie jest konieczne (art. 237³ § 2² Kodeksu pracy). Wtedy trzeba je przeprowadzić w ciągu 6 miesięcy od dnia oceny (§ 2⁴).

Jak ustalić grupę, gdy stanowisko łączy biuro z pracą fizyczną, wyjaśniamy we wpisie Szkolenie okresowe BHP co ile na stanowisku łączonym: rok czy 5 lat.

Ryzyko zawodowe pracownika biurowego: ile zagrożeń ma biuro

Więcej, niż się wydaje. Pełna ocena stanowiska biurowego potrafi mieć ponad 20 pozycji. W jednej z ostatnich, które przygotowywałam, było ich 24. Liczba zależy od biura, ale pokazuje skalę: zagrożenia w biurze nie kończą się na monitorze.

Punkt wyjścia daje rozporządzenie w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Każe ocenić stanowisko pod kątem organizacji i stanu wyposażenia (także ochrony przed porażeniem prądem), obciążenia wzroku oraz układu mięśniowo-szkieletowego, czynników fizycznych, zwłaszcza oświetlenia, i obciążenia psychicznego (§ 5 ust. 1).

Karta oceny ryzyka zawodowego pracownika biurowego: jedno zagrożenie, cztery miejsca

Każde zagrożenie musi się zgadzać w czterech miejscach dokumentu: w opisie stanowiska, w wykazie zagrożeń, w karcie oceny ryzyka i w tabeli odpowiedzialności. Jeśli w opisie są 24 zagrożenia, to w wykazie, w kartach i w tabeli też ma być 24, pod tymi samymi nazwami.

Sprawdzaj to pozycja po pozycji, a nie na oko. Przy poprawkach łatwo zmienić nazwę zagrożenia w karcie i zostawić starą w tabeli albo w opisie stanowiska.

Inspektor Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) przy kontroli sprawdza, czy ocena ryzyka jest opracowana dla poszczególnych stanowisk i czy termin szkolenia pasuje do stanowiska z oceny (więcej we wpisie Jak wygląda kontrola PIP?).

W ocenie z 24 zagrożeniami, o której pisałam wyżej, po zastosowaniu środków żadne ryzyko nie przekroczyło poziomu średniego (w skali: małe, średnie, duże). Ten wynik zależy od środków, więc każdy z nich musi być opisany w karcie. Inaczej ocena nie ma pokrycia.

Obciążenie psychiczne w ocenie ryzyka na stanowisku biurowym

Obciążenie psychiczne wynikające ze sposobu organizacji pracy wymienia wprost § 5 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia o monitorach ekranowych. W ocenie stanowiska biurowego ujmujemy je jako odpowiedzialność za dokumenty i rozliczenia finansowe, do tego pośpiech i pracę pod presją terminów.

Odpowiedzialność za finanse i zarządzanie spółką to inne zagrożenie, przypisane innemu stanowisku. Jeśli pojawia się w ocenie pracownika biurowego, to znak, że ocenę zrobiono dla prezesa albo przepisano z jego oceny.

Środki opisuj ogólnie, dla całej pracy na stanowisku. Zalecenie „bez pośpiechu” zawężone do jednego pomieszczenia pomija resztę dnia, a pośpiech i terminy towarzyszą całej pracy, nie jednemu pomieszczeniu.

Czego nie dopisywać do oceny bez danych od pracodawcy

Ocena ma opisywać to biuro i tego pracownika. Czego nie wiesz, zostaw jako pytanie do pracodawcy, a nie jako założenie wpisane „na wszelki wypadek”.

Upadek ze schodów: najpierw zapytaj, czy biuro jest na piętrze

Upadek ze schodów należy do oceny tylko wtedy, gdy pracownik po tych schodach chodzi. Jeśli nie wiesz, czy biuro jest na piętrze i czy są w nim schody, nie dopisuj tego zagrożenia w ciemno i nie pomijaj go w ciemno. Zapytaj.

Listę pytań do pracodawcy przygotuj przed napisaniem kart, a nie po nich. Każda odpowiedź może dodać albo usunąć zagrożenie, a każda taka zmiana to poprawki w czterech miejscach dokumentu.

Najczęstsze pytania o ocenę ryzyka zawodowego pracownika biurowego

Masz ocenę ryzyka dla biura i nie wiesz, czy opisuje właściwe stanowisko? Napisz do mnie albo zadzwoń. Sprawdzę opis, karty i terminy szkoleń, a jeśli trzeba, przygotujemy ocenę ryzyka zawodowego od nowa.