Dane osobowe pracownika na jego żądanie: kopia, termin, odmowa i kary

Pracownik odchodzi z firmy i na pożegnanie pisze do kadr: „proszę o kopię wszystkich moich danych, jakie macie”. Albo kandydat, który nie przeszedł rekrutacji, pyta, co zostało w Twoich papierach. To nie jest uprzejma prośba, którą można przemilczeć. To żądanie z art. 15 RODO (unijnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych), a dane osobowe pracownika podlegają mu tak samo jak dane klienta.

Francuska firma EXTIA dostała 300 tys. euro kary, bo kandydatom i byłym pracownikom, którzy żądali usunięcia danych, nie odpowiadała albo odpowiadała po terminie. Przy żądaniu kopii termin i obowiązek odpowiedzi są te same. Wyjaśniam, co pracodawca musi wydać, ile ma na to czasu i kiedy może odmówić.

Kara za brak odpowiedzi na żądanie - 300 tys. euro dla EXTIA i skala kar w Polsce

W 2024 r. EXTIA, francuska firma z branży IT, dostała 265 żądań usunięcia danych, głównie od kandydatów, w części od byłych pracowników. Po kontroli w kwietniu 2025 r. francuski urząd ochrony danych (CNIL) ustalił, że dwunastu nikt nie rozpatrzył, 166 osób nie dostało informacji, co zrobiono z ich żądaniem, a 27 dostało ją po upływie miesiąca. Zaległości firma nadrobiła dopiero w trakcie postępowania.

Firma tłumaczyła, że dane wielu kandydatów i tak zostały usunięte automatycznie. Urząd uznał, że nawet gdy dane zniknęły same, osoba musi dostać odpowiedź, co zrobiono z jej żądaniem. Karę za naruszenie art. 12 i art. 17 RODO nałożono 21 lipca 2026 r. Sprawę opisał po polsku Biuletyn Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), a oryginał jest w komunikacie CNIL.

Polski pracodawca stosuje te same przepisy. Za naruszenie praw osób, w tym prawa dostępu, Prezes UODO może nałożyć karę do 20 mln euro albo 4% całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorstwa z poprzedniego roku obrotowego, w zależności od tego, co wyższe (art. 83 ust. 5 RODO). Realna kwota zależy od okoliczności, m.in. liczby osób i czasu trwania naruszenia.

Niższy limit, 100 tys. zł z art. 102 ustawy o ochronie danych osobowych, dotyczy tylko części jednostek publicznych, np. jednostek budżetowych i samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Prywatnej firmy nie obejmuje.

Co pracownik dostaje w kopii z art. 15 RODO

Odpowiedź ma dwie części. Pierwsza to informacje z art. 15 ust. 1 RODO, m.in.: czy przetwarzasz dane tej osoby, w jakim celu, jakie kategorie danych, komu je przekazujesz (np. biuru rachunkowemu albo firmie obsługującej płace), jak długo je przechowujesz, skąd je masz, jeśli nie od niej, oraz jakie ma prawa, łącznie ze skargą do Prezesa UODO.

Druga część to kopia samych danych, za pierwszym razem bezpłatna (art. 15 ust. 3 RODO). Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej wyjaśnił w wyroku C-487/21 z 4 maja 2023 r., że kopia ma wiernie i zrozumiale odwzorować dane, a ogólny opis ani lista kategorii kopią nie jest.

Kopia akt osobowych dla pracownika według Kodeksu pracy

Przy aktach osobowych działa dodatkowo Kodeks pracy. Zgodnie z art. 94¹² Kodeksu pracy pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika albo byłego pracownika, złożony na papierze lub elektronicznie.

Termin jest tu inny niż w RODO: kopię wydajesz najpóźniej w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku, a sam wniosek dołączasz do części B akt osobowych (przebieg zatrudnienia), a przy byłym pracowniku do części C (zakończenie zatrudnienia). Tak mówi § 18 ust. 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Przepisy nie przewidują za taką kopię opłaty.

Gdzie w firmie są dane osobowe pracownika

Żądanie z RODO sięga dalej niż akta. Zanim odpowiesz, sprawdź wszystkie miejsca, w których firma trzyma dane tej osoby. Typowo to:

Cały dokument czy wyciąg?

Cały, jeśli bez niego dane są niezrozumiałe. Prezes UODO przypomniał w artykule o realizacji prawa dostępu, że w takiej sytuacji przekazuje się kopie całych dokumentów, wiadomości e-mail, wyciągów czy zapisów z systemów (logów), a nie tylko ich spis. Zdanie „w aktach mamy Pana umowę i oceny okresowe” kopią nie jest. Pracownik ma dostać treść tych ocen, bo to jego dane.

Dane współpracowników i rodziny w dokumentach

W dokumentach pracownika często są dane innych ludzi: współpracowników, przełożonych, członków rodziny. Art. 15 ust. 4 RODO mówi, że kopia nie może niekorzystnie wpływać na ich prawa. Ale to nie jest powód, żeby odmówić wszystkiego.

Europejska Rada Ochrony Danych w wytycznych 01/2022 o prawie dostępu każe najpierw ocenić, czy wydanie naprawdę komuś zaszkodzi, potem spróbować pogodzić oba prawa, np. przez zaczernienie cudzych danych, a dopiero na końcu zdecydować, które prawo ma pierwszeństwo. Podobne stanowisko Prezes UODO zajął w decyzji DS.523.4826.2020 z 19 października 2022 r., dotyczącej nagrania rozmowy telefonicznej: ryzyko dla osób trzecich oznacza obowiązek usunięcia ich danych z kopii, a nie odmowę wydania kopii.

W praktyce: w notatce kierownika o konflikcie w zespole zaczerniasz nazwisko drugiej strony, a resztę wydajesz. To pracodawca musi wykazać, że czyjeś prawa faktycznie by ucierpiały.

Ile czasu ma pracodawca i jak odmówić

Na żądanie z RODO odpowiadasz bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca od jego otrzymania (art. 12 ust. 3 RODO). Przy skomplikowanym żądaniu albo wielu żądaniach wydanie danych możesz przesunąć o dwa miesiące, ale o przedłużeniu i jego przyczynie informujesz w pierwszym miesiącu.

Odmowy przesunąć nie możesz. Przekazujesz ją niezwłocznie, najpóźniej w ciągu miesiąca, z powodami i z informacją o prawie do skargi do Prezesa UODO oraz do sądu (art. 12 ust. 4 RODO). Europejska Rada Ochrony Danych dodaje, że dotyczy to także odmowy częściowej, a powody mają odnosić się do konkretnej sprawy.

Ograniczyć kopię, czyli zaczernić albo pominąć fragment, możesz z powodu praw innych osób (art. 15 ust. 4 RODO). Odmówić w całości możesz, gdy żądanie jest ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, np. ciągle ponawiane, i to Ty musisz to wykazać (art. 12 ust. 5 RODO). Zamiast odmowy możesz wtedy pobrać rozsądną opłatę.

Jeśli masz uzasadnione wątpliwości, kto pisze, np. żądanie przyszło z nieznanego adresu, poproś o dodatkowe informacje potwierdzające tożsamość (art. 12 ust. 6 RODO). To nie jest odmowa.

Najczęstsze pytania o dane osobowe pracownika

Żądanie pracownika w kadrach - jedna procedura i jedna osoba

Pamiętaj, że kadry nie muszą wymyślać odpowiedzi od zera przy każdym żądaniu. Pomagają: jedna osoba, która zapisuje datę wpływu, lista miejsc, w których szukasz danych, i gotowy wzór odpowiedzi oraz odmowy. Procedurę obsługi żądań przygotujemy w ramach dokumentacji RODO dla Twojej firmy.